Hechos de la Justicia

Génesis normativa

El antecedente más remoto de la planilla es el recibo, del que deriva este central documento y que vendría a ser un recibo pormenorizado que incluye la nómina de las personas que reciben su retribución por el trabajo realizado en un tiempo determinado.

La historia registra que fue en Francia, durante el Siglo XVI, cuando se crea el boletín de pago, documento escrito emitido por el empleador al trabajador, cuya copia firmaba este último en señal de recibo. Esta técnica de administración de personal fue reconocida legislativamente en esa república mediante  Ley del 4 de mayo de 1931.

En el Perú, la génesis legislativa de este documento es la Ley 2851 del 23 de noviembre de 1918, Ley de Trabajo de Mujeres y Menores, y que establecía la obligación del empleador de llevar un registro permanente con datos mínimos de identificación de los menores empleados y el tiempo trabajado. Asimismo, por Decreto Supremo del 23 de marzo de1936, se creó el padrón de empleados de comercio, entre otros dispositivos que normaban la planilla en forma dispersa e incoherente.

Posteriormente, por Decreto Supremo Nº 015-72-TR del 28 de septiembre de 1972, los libros de planillas de pagos de sueldos y salarios fueron regulados en forma técnica e integral, constituyéndose desde entonces en el documento jurídico contable central en la administración de personal. Sin embargo, luego de 16 años de vigencia, dicha norma legal fue derogada por el Decreto Supremo Nº 001-98-TR, publicado el 22 de enero de 1998, cuyo objetivo de modernizar, simplificar y acelerar los procesos de pago de remuneraciones, que fue modificado en algunos de sus artículos por el Decreto Supremo Nº 017-2001-TR publicado el 7 de junio del 2001.

Significado y Concepto

Etimológicamente, planilla  es un derivado de plana, equivalente de página, carilla; es decir, “cada una de las dos caras de la hoja de papel”. El español de América lo renominalizó como planilla, lo que en España se  llama plantilla  (término derivado, a su vez, de planta y con el mismo sufijo- illa); es decir la nómina.[2]

El Diccionario de  la Real Academia de la Lengua Española del 2001, refiere que la nómina es la “relación nominal de los individuos que en una oficina pública o particular han de percibir haberes y justificar con su firma haberlos recibido”. Ser de plantilla es “estar en la nómina”, lo que en el Perú y otros países de América se expresa con la locución verbal estar en planilla. El uso peruano de planilla por nómina se documenta también en Ecuador, Colombia, Argentina, Uruguay y Paraguay, y tiene antecedentes de su uso andaluz de planilla por “relación de gastos diarios”[3].

En cuanto concepto, la planilla es la nómina de trabajadores vinculados en un determinado centro de trabajo, que contiene los principales datos del contrato de trabajo, y registra las operaciones relativas a las remuneraciones y demás ingresos y egresos (retenciones) del personal, que suceden durante su vida laboral y en cumplimiento de los dispositivos legales que regulan este importante documento jurídico contable.

Naturaleza Jurídica

En el Derecho Laboral rige también, la regla del Artículo 1229 del Código Civil, a saber: “La prueba del pago incumbe a quien pretende haberlo efectuado”. Esta prueba se materializa a través de un documento escrito, que acredita el abono al titular del crédito y la conformidad de éste con el pago recibido, mediante su firma en dicho documento, extinguiendo la obligación.

Este documento escrito debe conservar el deudor, con el objeto de exhibirlo cuantas veces sea necesario probar que no le debe nada al acreedor; ya que en caso que el deudor no pueda acreditar el pago, si éste fuera negado, deberá volver a efectuarlo, salvo que pueda probar dicho pago de otro modo.

En este sentido, la naturaleza jurídica de la planilla y las boletas de pago radica en el valor probatorio del cumplimiento de la contraprestación económica que corresponde al empleador en la ejecución del contrato de trabajo, dado que dichos documentos jurídicos contables son la prueba escrita del pago de la remuneración y del cumplimiento de las obligaciones legales de orden público, por lo menos durante 5 años de cerrada la planilla[4]. Este documento reviste formas especiales, construida sobre la noción del simple recibo, desarrollada según el principio contable de la partida doble (Debe/Haber) y complementada en función de las necesidades del empleador, del trabajador y del Estado.

Efecto Tridimensional

La Planilla tiene un efecto tridimensional de valor sobre las partes de la relación laboral y de utilidad pública, por lo siguiente: En la esfera empresarial, no sólo es un documento de prueba del empleador que demuestra el cumplimiento de su obligación de pago de remuneración del trabajador, sino un medio idóneo que otorga conformidad a los descuentos y retenciones por él aplicados. Además, acredita el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y provisionales, y como gasto es deducible del impuesto a la renta de 3ra. Categoría; y por último, es un documento contable que registra un egreso de la empresa de efecto inmediato sobre su rentabilidad y estructura de costos, siendo por ello, objeto de análisis salarial de directa incidencia en la categorización de los puestos de trabajo en la administración de personal.

En la esfera del trabajador, la planilla y la boleta de pago es de capital importancia, para que éste acredite su relación laboral y pueda comprobar que la suma de dinero recibida es exacta con la registrada en tales documentos. Adicionalmente, le posibilita verificar los conceptos abonados y cantidades retenidas o descontadas por fuente convencional, legal o judicial, el tiempo de servicio reconocido, a fin de confirmar si el empleador ha cumplido con lo pactado al inicio o durante la relación laboral. Finalmente, son documentos probatorios para reclamar sus derechos previsionales y de seguridad social, y acreditar el cumplimiento de su obligación tributaria (impuesto a la renta, de quinta categoría) según las retenciones efectuadas por su empleador en caso de estar afecto.

En la esfera pública, es el Ministerio de Trabajo el que autoriza la apertura y cierre de las planillas[5]; así también, los empleadores que cuenten con 5 o más trabajadores, están obligados a presentar un resumen de sus planillas de remuneraciones correspondiente al mes de junio de cada año[6], pues el Estado requiere informarse sobre la población laboral y su capacidad de consumo, lo que se traduce en estadísticas de indicadores laborales, y que son herramientas fundamentales de gestión gubernamental, utilizados para delinear políticas económicas y de empleo. Por otro lado, es objetivo de la inspección del trabajo, velar para que el empleador cumpla con emitir boletas de pago y llevar sus planillas en forma legal, entre otros, a fin de facilitar la labor de fiscalización de los entes recaudadores de tributos y aportes sociales o previsionales (Sunat y Afp). Finalmente, en la administración de justicia laboral, este documento es prueba privilegiada en la solución de conflictos jurídicos emergentes de la relación laboral, es más, el artículo 40º de la Ley Procesal del Trabajo, ha establecido la presunción relativa de verdad a favor del trabajador, de tener por cierto los datos remunerativos y de tiempo de servicios que contenga la demanda, cuando el empleador demandado no cumpla con exhibir sus planillas y boletas de pago, y no haya registrado en ellas ni otorgado boletas al trabajador que acredita su relación laboral.

Finalmente, todo empleador formal y diligente, y profesionales que brindan asesoría vinculada a la administración de personal o la dirigen, deben tener presente estas nociones que sustentan este fundamental instrumento de gestión del capital humano de una empresa privada.